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Rechtssichere E-Mail-Archivierung für dein Unternehmen – mit conpro IT E-Mail Archive
Warum es trotz Backups notwendig ist, deine E-Mails zu archivieren ...
In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, ihre geschäftlichen Kommunikationsdaten – einschließlich E-Mails – rechtssicher aufzubewahren. Denn die E-Mails können als rechtliche Beweise in Streitfällen oder Gerichtsverfahren dienen oder dazu beitragen, dass Geschäftsprozesse transparent nachvollziehbar sind – auch im Revisionsfall durch externe Prüfer. Zudem gibt es einiges bezüglich der Datenschutz-Grundverordnung zu beachten. Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ist deshalb unumgänglich.
Da es verschiedene gesetzliche Vorschriften und Regelungen zur E-Mail-Archivierung gibt, die je nach Unternehmen und Branche variieren können, bieten wir dir hierfür eine simple Lösung: Mit conpro IT E-Mail Archive erfüllst du ganz einfach alle gesetzlichen Anforderungen. Und um dir noch mehr Zeit, Ressourcen und Nerven zu sparen, ist unser Archivierungssystem mit nur wenig Aufwand und ohne viel Zutun deinerseits implementiert.
Jedes Unternehmen in Deutschland ist verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Wir helfen deinem dabei.
E-Mail-Archivierung leicht gemacht Diese Vorteile bietet Dir eine E-Mail-Archivierung mit conpro IT:
Revisions- und rechtssichere E-Mail-Archivierung: Deine E-Mails werden vom System vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar gespeichert. So erfüllt dein Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung die gesetzlichen Auflagen.
Ressourcensparend: Unsere E-Mail-Archivierungslösung hält den Aufwand auf deiner Seite so gering wie möglich.
Know-how: Wir kennen alle Details zu Aufbewahrungsfristen, deren Berechnung und wie deine E-Mails archiviert sein müssen, um notfalls sogar als Beweismittel vor Gericht zulässig zu sein.
DSGVO-konform: Natürlich spielt die Datenschutzgrundverordnung auch bei der E-Mail-Archivierung eine Rolle. Unsere Lösung erkennt E-Mails aufgrund bestimmter Kriterien und löscht entsprechende Dokumente nach einem festgelegten Zeitraum.
E-Mail-Archivierung vs. Backup deiner E-Mails
Warum musst du die E-Mails und auch die Anhänge als wichtige Unterlagen in elektronischer Form überhaupt archivieren, obwohl von deinen E-Mails regelmäßig Backups gemacht werden? Das ist ein weiterverbreiteter Irrtum beim Thema E-Mail-Archivierung, mit dem wir ganz schnell aufräumen können.
Ein Backup deiner E-Mails dient dazu, alle Nachrichten kurz- bis mittelfristig zu speichern und dich so vor einem Datenverlust zu schützen. E-Mails, Kontakte oder Postfächer werden komplett gesichert und nach einer festgelegten Zeit durch einen neuen, aktuelleren Datensatz überschrieben. Damit handelt es sich bei einem Backup weder um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung noch um die langfristig richtige Art Deine E-Mails aufzubewahren. Nur mit einer Archivierung der E-Mails stehst du am Ende auf der sicheren Seite.